A rapidez com que surgem as novas tecnologias demanda abordagens educacionais inovadoras e agilidade para acompanhar as mudanças que elas causam nas profissões em geral. Redução das vagas de emprego e especialização são resultados desse momento e as universidades precisam estar preparadas. O fato é que hoje os jovens procuram carreiras, e faculdades, que lhes proporcionem empregabilidade aliada a um propósito.
A fim de atender a essa demanda, rediscutindo a sua proposta de valor e o papel de suas áreas internas, o Instituto Mauá de Tecnologia (IMT) — fundado em 1961 e referência nas áreas de Administração, Design e Engenharia — começou em 2016 um trabalho de Planejamento Estratégico baseado no BSC. Isso resultou na definição de 20 projetos estratégicos, dentre eles o de Integração de Pessoas e Processos, para o qual a Symnetics foi convidada a contribuir.
Para melhorar a qualidade dos processos organizacionais e acadêmicos, por meio do mapeamento e redesenho das atividades, integração com os sistemas de informação e de gestão, e capacitação dos colaboradores, o projeto foi dividido em três partes: Análise e Priorização de processos estratégicos; Implementação de Melhorias; e Estabilização dos processos-chave.
Diagnóstico e capacitação
A primeira etapa dos trabalhos começou em agosto de 2017, quando foi feito um diagnóstico, necessário para entender e conhecer o plano estratégico e com isso mapear os processos, avaliando-os em conjunto com o IMT. “Além de poder entender bem onde deveria ser concentrado o esforço para atender melhor ao que estava sendo proposto, essa fase permitiria à consultoria capacitar os gestores da Mauá a executar esses e os demais processos classificados como ‘chave’ no planejamento”, conta Jarbas Guimarães, sócio-diretor da Symnetics.
Assim, durante 10 semanas, o time da consultoria se aprofundou no entendimento e na interpretação do Plano Estratégico da instituição e no levantamento de todos os processos e documentos, fazendo uma conferência entre o que a estratégia pedia e a real capacidade de entrega dos processos existentes, a fim de verificar os mais críticos e propor os ajustes.
Esse trabalho resultou numa recomendação para melhoria de alguns processos, dentre eles:
• Monitoramento da estratégia: com o intuito de aumentar a capacidade de execução, por meio da estruturação do processo de monitoramento do Planejamento Estratégico.
• Gestão de projetos: para melhorar a execução da carteira de projetos estratégicos, estruturar a governança e capacitar a equipe de gestão de projetos.
• Gestão da carreira e benefícios: voltado a estruturar os planos de incentivos, remuneração, benefícios, carreira e sucessão dos colaboradores, promovendo o desenvolvimento profissional, a identificação e o reconhecimento dos que contribuem para o resultado e a sustentabilidade do IMT.
• Captação de parcerias estratégicas para o IMT: visando melhorar a identificação e articulação de parceiros, de modo a aprimorar o relacionamento institucional do IMT, intensificar sua atuação e ampliar sua capacidade de execução.
• Jurídico: para estruturar os instrumentos jurídicos relacionados a contratos, aditivos, convênios, termos de ajuste, propostas de doações, memorandos, acordos, além do acompanhamento de processos judiciais.
• Capital humano: para melhorar a capacitação da supervisão e dos demais recursos, por meio de treinamento e orientação/coaching.
A partir daí, veio a segunda etapa do trabalho conjunto IMT/Symnetics — a Implementação das Melhorias — que durou 10 meses e começou com foco total no Monitoramento da Estratégia. Nessa fase, percebeu-se que muitas das propostas contidas no plano precisavam ser aprofundadas, eventualmente redefinindo-se os responsáveis de cada processo.
Proposta de valor
A discussão do processo de Monitoramento da Estratégia com a consultoria gerou uma série de novos insights e, consequentemente, projetos e a definição de responsabilidades para os gestores do IMT, com vários ajustes no que havia sido proposto originalmente no Planejamento Estratégico. Depois de debatido e redefinido o plano, foi feito o alinhamento de toda a Superintendência, da Reitoria do Centro Universitário e da Diretoria do Centro de Pesquisa em torno de uma mesma estratégia.
O grupo de trabalho passou então para a revisão do Mapa Estratégico, Indicadores e Portfólio de Projetos, definindo a governança de cada um. Como resultado, formalizou-se o Escritório de Gestão de Projetos (PMO), ligado diretamente à Superintendência Geral. Ele é responsável pela gestão do portfólio e atua como facilitador junto aos gestores dos projetos estratégicos, além de esclarecer dúvidas conceituais e metodológicas, promover o alinhamento dos projetos com a estratégia, analisar eventuais sobreposições de escopo e monitorar constantemente o andamento, para que os resultados esperados sejam alçados nos prazos e orçamentos estabelecidos.
Outra proposta importante dessa fase foi a de Gestão de Carreira e Remuneração, que estabeleceu um processo de avaliação de desempenho de pessoas definido, estruturado e testado, como base para o desenvolvimento dos profissionais da comunidade IMT (gestores e colaboradores).
Fase 3 e reconhecimento
Em setembro de 2018, iniciou-se a Fase 3, que durou cinco meses e focou na estabilização dos processos mais críticos, ou seja, na implementação assistida do Monitoramento da Estratégia, do PMO e da Gestão de Carreira e Remuneração. Essa etapa se estendeu até início de 2019.
“O trabalho de Monitoramento da Estratégia é constante e gera sempre novos insights e ajustes. Mas podemos dizer que o maior resultado que ele nos trouxe, junto com o Planejamento Estratégico, é ter a universidade reconhecida este ano como a melhor Instituição de Ensino Superior na área de Tecnologia pela Catho Educação. Ou seja, colocamos em prática a estratégia e alcançamos o objetivo de ser uma referência entre as universidades que formam alunos com alta taxa de empregabilidade”, comemora o prof. Francisco Olivieri, Superintendente Geral do instituto.
Ainda sobre o prêmio da Catho, o IMT conquistou também a segunda colocação na categoria “Avaliação dos Alunos”, que se baseou na nota dada pelos mais de 80 mil alunos e ex-alunos de diversos cursos e instituições de ensino do País.
